Een eerste versie bouwen is niet hetzelfde als een bestaand pakket vervangen. Zodra je collega's erop moeten kunnen werken, moet je ook onderhoud, storingen en aanpassingen regelen. Wie gaat dat doen?
Een klein lokaal hulpmiddel kan een prima eigen oplossing zijn. Maar grote bedrijfskritische software zelf bouwen met AI, daar zouden wij uiterst voorzichtig mee zijn.
Een klein hulpmiddel is iets anders dan een compleet systeem
Denk aan een lokaal script dat gegevens uit een bestand overzet naar een Excel-overzicht. Als iemand begrijpt hoe het werkt, het kan aanpassen en de uitkomst controleert, hoef je daar niet meteen een uitgebreid softwarepakket voor aan te schaffen.
Je kunt AI gebruiken om zo'n hulpmiddel te bouwen. Daarna voert het script die vaste taak uit, in plaats van dat je iedere keer opnieuw dezelfde opdracht aan een AI-model geeft. De maker kan tijdens het testen een collega laten zien hoe je het script gebruikt en aanpast.
Ook een wat ingewikkelder experiment kan de moeite waard zijn. Je ontdekt wat er mogelijk is en mensen doen ervaring op. Laat zo'n proef alleen niet meteen een proces overnemen dat moet blijven draaien. Dan kun je leren en bijsturen zonder dat je bedrijf al afhankelijk is van het resultaat.
Wie houdt het systeem werkend?
Bij software waar je bedrijf dagelijks op draait, moet je verder kijken. Wie lost een storing op? Wie past het systeem aan wanneer jullie werk verandert? En wie kan het overnemen als de maker niet beschikbaar is?
Als je die technische kennis niet in huis hebt en ook niet professioneel kunt organiseren, zouden wij het bestaande systeem niet door eigen software vervangen. Een werkende demonstratie geeft nog geen antwoord op die vragen.
Veilig omgaan met klantgegevens blijft bij iedere toepassing een voorwaarde. Ook bij een klein script of experiment.
Vergelijk ook wat je niet meer van een leverancier krijgt
Met een abonnement betaal je niet alleen voor de functies op je scherm. Onderhoud en ondersteuning kunnen ook onderdeel van het pakket zijn. Kijk wat de leverancier daadwerkelijk voor je regelt en wat bij jullie blijft liggen.
Zet daar niet alleen je bouwkosten tegenover. Reken ook de tijd voor eigen onderhoud, hulp aan collega's en latere aanpassingen mee. Bestaande software kan dan de verstandigste keuze zijn, ook als je technisch iets vergelijkbaars kunt bouwen.
Een experiment mag geld kosten
Stel dat een bestaand pakket €40.000 per jaar kost. Je hebt €20.000 besteed aan een eigen alternatief, maar dat is nog niet klaar. Dan vinden wij het te kort door de bocht om het experiment alleen daarom als mislukt af te schrijven.
Verder bouwen kan nog steeds de moeite waard zijn. Daarvoor moet je weten wat er nog nodig is, wie het kan afmaken en wat het beheer daarna kost. Die €40.000 is niet automatisch je jaarlijkse besparing.
Het besluit gaat dus over wat verder bouwen vanaf nu vraagt en kan opleveren. Niet over doorgaan omdat er al €20.000 in zit. Ontbreekt de technische kennis om het af te maken of te onderhouden, dan lost nog meer bouwtijd dat niet vanzelf op.
Hoe maak je de keuze?
Zet eerst op een rij waarvoor jullie het huidige pakket gebruiken. Gaat het om een paar losse taken, of lopen meerdere werkzaamheden via dat systeem? Laat voor dat werk uitzoeken wat een eigen alternatief moet kunnen en wie het gaat onderhouden. Pas dan kun je de kosten van zelfbouw naast het abonnement leggen.