Je kunt een maximum instellen, maar daarmee weet je nog niet of het geld goed wordt besteed. Misschien is het budget al op voordat medewerkers toekomen aan het werk waarvoor je de toepassing hebt aangeschaft. Wij zouden daarom eerst kijken welke taken de kosten rechtvaardigen en medewerkers helpen om die op een goede, betaalbare manier uit te voeren.
Wat kost het werk dat je ermee wilt doen?
Bij een vast bedrag per medewerker is de eerste rekensom eenvoudig: de prijs maal het aantal gebruikers. Controleer wel of daar ook al het beoogde gebruik onder valt. Soms komen er boven op een abonnement nog verbruikskosten bij.
Bij betalen per gebruik zouden wij per terugkerende taak rekenen. Laat die tijdens een proef uitvoeren en kijk wat het kost om tot een bruikbaar resultaat te komen. Neem daarin ook de mislukte pogingen, correcties en tijd voor controle mee. Een goedkoop eerste antwoord zegt weinig als iemand daarna nog lang bezig is om het goed te krijgen.
Met die uitkomst kun je rekenen aan dagelijks gebruik. Hoe vaak komt deze taak voor? Hoeveel mensen gaan ermee werken? En wat gebeurt er met de kosten in een drukke maand? Tel ook het inrichten en onderhouden van de toepassing mee voordat je concludeert dat het uit kan.
De opbrengst hoeft voor ons niet alleen tijdwinst te zijn. Minder fouten of minder vervelend werk kunnen de investering ook waard zijn. Bepaal dan wel waaraan je die verbetering wilt merken. Vrijgekomen tijd is bovendien niet automatisch een besparing op je uitgaven. Als medewerkers daardoor meer klanten kunnen helpen of betere dienstverlening kunnen leveren, kan dat op zichzelf voldoende reden zijn.
Laat medewerkers begrijpen wat ze verbruiken
Als iemand niet weet welke keuzes geld kosten, kun je moeilijk verwachten dat hij daar rekening mee houdt. Alleen zeggen dat AI duur is of dat mensen zuinig moeten doen, helpt niet.
Laat een teamleider, interne aanjager of trainer daarom met voorbeelden uit het werk uitleggen hoe het verbruik werkt. Wat valt binnen het abonnement? Waarvoor betaal je extra? Wat gebeurt er als je een veel uitgebreidere opdracht geeft of dezelfde taak meerdere keren laat uitvoeren? Bekijk het werkelijke verbruik samen.
Mensen hoeven daarvoor geen tarieflijst uit hun hoofd te leren. Ze moeten weten welke toepassing voor hun werk bedoeld is, wanneer een uitgebreidere optie nodig kan zijn en bij wie ze met vragen terechtkunnen. Leg die afspraken vast bij de uitleg die ze toch al voor hun werk gebruiken.
E-mails verbeteren is daarbij niet automatisch weggegooid geld. Als iemand sneller een goed klantantwoord schrijft, kan dat prima iets opleveren. Alleen hoeft daarvoor niet dezelfde dure toepassing nodig te zijn als voor een ingewikkelde analyse.
Gebruik niet voor iedere taak de duurste toepassing
Je moet medewerkers ook niet bij iedere opdracht laten uitzoeken welke optie het voordeligst is. Laat vooraf testen welke instelling het terugkerende werk goed genoeg uitvoert en maak die waar mogelijk de standaard. De goedkopere optie moet wel de kwaliteit leveren die het werk vraagt. Anders verplaats je de kosten naar degene die de fouten moet herstellen.
Ook een goede opdracht kan onnodig werk voorkomen. Vraag geen uitgebreid rapport als je alleen een korte controle nodig hebt. Geef wel de informatie mee die nodig is om die controle goed uit te voeren. Een goed werkend voorbeeld dat medewerkers kunnen hergebruiken, helpt voorkomen dat iedereen steeds opnieuw dezelfde instructies moet uitproberen.
Soms hoef je een taak helemaal niet telkens door AI te laten uitvoeren. Als gegevens steeds volgens dezelfde vaste regels worden overgezet, kan een bestaande softwarefunctie of een klein script geschikter zijn. Het maken en onderhouden daarvan kost ook tijd, dus neem dat mee in de vergelijking.
Lagere kosten zijn nooit een reden om klantgegevens in een niet-goedgekeurde tool te zetten of noodzakelijke controles over te slaan.
Geef experimenten ruimte zonder het budget open te zetten
Wij zouden niet van iedere medewerker vooraf een complete businesscase vragen. Mensen moeten kunnen proberen en ontdekken wat helpt. Geef daar een begrensd budget voor en houd die kosten apart van toepassingen die al bij het dagelijkse werk horen. Dan kun je zien wat het experimenteren kost, zonder dat het ongemerkt het budget voor dat werk opmaakt.
Spreek ook af wie het verbruik volgt en wat er gebeurt als een grens nadert. Een waarschuwing betekent niet bij ieder product dat de uitgaven ook stoppen. Laat de beheerder controleren wat werkelijk is ingesteld en bepaal wie over extra budget mag beslissen.
Bij een toepassing waarop medewerkers dagelijks rekenen, moet ook duidelijk zijn hoe het werk verdergaat als het budget op is. Bijvoorbeeld door een taak tijdelijk handmatig uit te voeren. Die afspraak wil je maken voordat iemand midden in zijn werk niet verder kan.
Een hogere rekening hoeft geen probleem te zijn
Als de kosten stijgen, zouden wij niet meteen vragen of medewerkers minder AI kunnen gebruiken. Kijk eerst waardoor de rekening hoger wordt. Wordt er meer werk gedaan, is dezelfde taak duurder geworden of zijn er meer pogingen nodig om een goed resultaat te krijgen?
Meer bruikbaar werk tegen aanvaardbare kosten kan juist reden zijn om het budget te verhogen. Blijft het resultaat achter, dan moet je uitzoeken wat er in de toepassing of werkwijze misgaat voordat je meer geld beschikbaar stelt.