Bij zulke antwoorden zouden wij eerst onderzoeken welke informatie AI heeft gebruikt en wat daarin ontbreekt. Dat is niet de enige mogelijke oorzaak van een verkeerd antwoord, maar wel een concrete plek om te beginnen. Want een krachtig AI-model kent niet vanzelf de afspraken, uitzonderingen en werkwijzen binnen jouw bedrijf.
Opgeslagen is nog niet bruikbaar
Neem verschillende documenten over dezelfde klant. Er staat een voorstel, een aangepaste versie en ergens een verslag waarin de uiteindelijke afspraak is vastgelegd. Jij weet misschien welk document leidend is. Staat dat ook duidelijk in de informatie die AI gebruikt?
Als oude en nieuwe afspraken naast elkaar als bruikbare bron beschikbaar zijn, kan een antwoord op de verkeerde informatie steunen. Leg daarom vast welke afspraak geldt, vanaf wanneer en voor welke klant of situatie. Het gaat hier om losse documenten die elkaar tegenspreken, niet om het feit dat SharePoint eerdere versies van een bestand bewaart.
Daarnaast moet de toepassing de informatie kunnen vinden en gebruiken. Een document dat in SharePoint staat, is niet vanzelf beschikbaar in iedere AI-toepassing. Laat IT bij ontbrekende bronnen controleren hoe de toepassing is gekoppeld en welke informatie de gebruiker mag raadplegen. Rechten verruimen alleen om meer antwoorden te krijgen, is niet de bedoeling.
Het gaat ook om wat je over klanten wilt onthouden
Bij De AI Loods proberen we klantinformatie zo vast te leggen dat we er bij de voorbereiding van een gesprek op kunnen terugvallen. We willen belangrijke details kunnen terughalen, ook wanneer we ze zelf niet meer paraat hebben. Wat speelde er bij deze ondernemer? Welke twijfel was er nog? Wat hadden we afgesproken?
Daar zit voor ons veel waarde. Niet alleen sneller een dossier samenvatten, maar beter voorbereid het gesprek ingaan. Een overzicht waarin juist die details ontbreken, kan kort en netjes zijn zonder je echt verder te helpen.
Hetzelfde geldt voor de kennis over je eigen bedrijf. Hoe schrijven jullie? Hoe spreken jullie klanten aan? Wat hoort wel en niet bij jullie dienstverlening? Door zulke afspraken vast te leggen en aan de AI-toepassing mee te geven, kun je veel herhaald uitlegwerk voorkomen. Je hoeft dan niet bij iedere nieuwe tekst weer vanaf nul te vertellen wat bij jullie past. Je blijft de uitkomst wel beoordelen.
Wat alleen in iemands hoofd zit, ontbreekt in je bronnen
Niet alle belangrijke informatie staat al in een document. Zeker bij terugkerend werk weten medewerkers vaak precies wanneer ze van de normale werkwijze moeten afwijken.
Stel dat een klant al jaren een afwijkende jaarprijs betaalt, omdat dat ooit zo is afgesproken. De medewerker die de facturatie doet, weet dat. In de algemene prijslijst staat iets anders. Als je alleen die prijslijst aan AI meegeeft, ontbreekt de afspraak die voor deze klant juist doorslaggevend is.
Daarom is een proces beschrijven meer dan vastleggen hoe gegevens van A naar B gaan. Laat degene die het werk kent ook uitleggen wanneer het anders gaat en waarom. Bespreek ook of die uitzondering nog nodig is. Een afspraak die niemand meer kan uitleggen, hoef je niet zonder meer in een nieuwe werkwijze over te nemen.
Begin met de informatie die je voor een taak nodig hebt
Je hoeft hiervoor niet eerst heel SharePoint opnieuw in te richten. Neem een vraag die je AI daadwerkelijk wilt laten beantwoorden. Bijvoorbeeld wat je voor een volgend klantgesprek moet weten. Verzamel de bronnen die daarvoor nodig zijn en controleer of de actuele afspraken en belangrijke uitzonderingen erin staan.
Laat AI vervolgens met die informatie werken en bekijk niet alleen het antwoord, maar ook de gebruikte bronnen. Ontbreekt een afspraak in het antwoord? Ga na of die niet is vastgelegd, niet is gevonden of ondanks een juiste bron verkeerd is weergegeven. Dat zijn verschillende problemen, die je ook anders moet oplossen.
Wijs iemand aan die inhoudelijk kan bepalen of deze informatie nog klopt. Spreek af hoe gewijzigde afspraken worden bijgewerkt en laat controleren of de AI-toepassing die wijzigingen ook verwerkt. Anders begint dezelfde verwarring opnieuw zodra de eerste afspraak verandert.