De Kansencheck als tekst.

Pagina 1

Uitkomst Kansencheck

AI Kansencheck

Veldhorst Techniek & Advies

Hoe Veldhorst offertes sneller en consistenter kan voorbereiden met AI, binnen een zakelijke en beheerde werkomgeving.

2026-09-05

Fictief voorbeeldrapport

Pagina 2

Samenvatting

Begin met AI bij het offerteproces. Adviseurs verliezen tijd aan zoeken en overtypen; vrijwel iedere offerte gaat voor controle langs teamleider Ruben Kasteel. Dossierinformatie wordt ondertussen al in een persoonlijk AI-account verwerkt.

Vervolg

Richt een gezamenlijke werkwijze in voor het voorbereiden van offertes. Met een beheerde zakelijke AI-omgeving, goedgekeurde voorbeeldteksten en begeleiding tijdens echte aanvragen kunnen adviseurs ermee aan het werk. Meet daarbij of de voorbereiding sneller gaat en de controle betrouwbaar blijft.

De voorgestelde aanpak beslaat tien weken. Erik beslist over de start en de beschikbare werktijd. Leg bij de start vast wie de standaard beheert en wie de controle kan overnemen. Jullie kunnen de aanpak zelf uitvoeren of de inrichting en praktijkbegeleiding aan De AI Loods overlaten.

EIGENAARSCHAP

Ons advies: werk vanuit één beheerde offertestandaard. Apeldoorn en Zwolle gebruiken verschillende mappen; alleen al van de standaardinleiding bestaan 22 varianten.

GEBRUIK NA DE TRAINING

Van zestien getrainde collega’s gebruiken zes AI nog. Gestopte deelnemers misten eigen werkvoorbeelden, hulp na fouten of duidelijkheid over toegestane informatie. Ons advies is gerichte praktijkbegeleiding.

REKENVOORBEELD

Rekenvoorbeeld: bij 100 offertes vertegenwoordigt 1 tot 1,5 uur minder werk per offerte € 9.500 tot € 14.250 aan capaciteit. Controle, herstel en beheer moeten daar nog vanaf.

Pagina 3

Jullie situatie

Beide vestigingen hebben eigen offertemappen. Medewerkers verwerken projectinformatie in persoonlijke AI-accounts, zonder zakelijke omgeving of gezamenlijke informatieafspraken.

Veldhorst is een advies- en engineeringbureau met 46 medewerkers in Apeldoorn en Zwolle. Het bedrijf werkt aan installatietechniek en advies voor utiliteitsbouw. Offertes verbinden de klantaanvraag met de technische uitwerking: adviseurs moeten duidelijk maken welk werk wordt uitgevoerd, welke uren daarbij horen en onder welke voorbehouden zij aanbieden.

Erik Veldhorst wil meer aanvragen verwerken zonder direct extra medewerkers aan te nemen. Naast offertwerk vragen ook projectoverdracht, wijzigingen, voortgangsrapportages en opleverdossiers veel handmatig uitzoekwerk. In de aangeleverde voorbeelden staat de benodigde informatie verspreid over documenten, mails en systemen. Offertevoorbereiding is de eerste keuze; de andere toepassingen vragen elk een afzonderlijke, gerichte proef.

WERKOMGEVING

• Microsoft 365
• SharePoint
• Teams en Outlook

VAKWERK

• Revit
• Stabicad
• Bluebeam

ADMINISTRATIE

• Simplicate
• Exact Online

Pagina 4

Hoe offertes nu worden gemaakt

1. Een aanvraag komt binnen bij een adviseur.
2. De adviseur zoekt in de eigen offertemap naar een vergelijkbaar project.
3. De inleiding en standaardvoorbehouden worden uit een oude offerte overgenomen.
4. De adviseur zoekt uren en staffels opnieuw op in Simplicate.
5. Ruben controleert de vakinhoud voordat de offerte wordt verstuurd.

WAAR HET PROCES VASTLOOPT

De twee gevolgde offertes begonnen met zoeken en kopiëren. Dat kost tijd voordat de technische uitwerking start. Daarna komt vrijwel alle vakinhoudelijke controle bij Ruben terecht. Meet daarom hoeveel wachttijd ontstaat als Ruben niet beschikbaar is.

Pagina 5

Wie hierbij betrokken zijn

01

Erik Veldhorst

EIGENAAR-DIRECTEUR

BELANG

Erik wil meer offerteaanvragen kunnen verwerken zonder direct extra medewerkers aan te nemen.

NIET BESPROKEN

Tijdens de intake is niet besproken of Erik zelf AI gebruikt.

TE BESPREKEN

Hoeveel werktijd kan Erik vrijmaken zonder lopende opdrachten te verdringen? Voor welk werk wil hij als eerste tijd terugwinnen?

02

Ingrid Bosman

BEDRIJFSVOERING

BELANG

Ingrid wil weten welke projectinformatie medewerkers in AI gebruiken en welke informatie Veldhorst toestaat.

VASTGESTELD

Ingrid geeft aan dat er geen zakelijke AI-omgeving is. Zij weet niet waar projectinformatie terechtkomt wanneer medewerkers AI gebruiken.

TE BESPREKEN

Kan Ingrid het eerdere informatiegebruik reconstrueren? Bespreek welke kennis of ondersteuning zij nodig heeft om de zakelijke omgeving te beheren.

Pagina 6

Wie hierbij betrokken zijn

03

Ruben Kasteel

TEAMLEIDER, VAKINHOUD

BELANG

Ruben wil voorkomen dat offertes op zijn controle blijven wachten, omdat vrijwel iedere offerte nu langs hem gaat.

VASTGESTELD

Ruben stopte na de AI-training van maart. Hij kon de mailoefening volgen, maar miste voorbeelden met technische uitgangspunten en voorbehouden bij offertes.

TE BESPREKEN

Welke standaardcontroles kan een ervaren collega van Ruben overnemen? Laat hem ook benoemen welke uitzonderingen zijn eigen oordeel blijven vragen.

04

Daan Kruit

OFFERTEVOORBEREIDING, DAGELIJKS AI-GEBRUIK

BELANG

Daan bereidt offerteteksten met AI voor. Hij werkt met eigen instructies; collega’s kunnen zijn aanpak nog niet zelfstandig overnemen.

DEELS VASTGESTELD

Daan gebruikt dagelijks een persoonlijk AI-account en heeft bevestigd dat hij daarin delen uit projectdossiers gebruikt.

TE BESPREKEN

Kan Daan zijn werkwijze zo uitleggen dat een collega dezelfde uitkomst krijgt? Dagelijks gebruik zegt nog niet of instructies en controles overdraagbaar zijn.

Pagina 7

Wie hierbij betrokken zijn

05

Fleur Overmars

SAMENVATTINGEN EN ACTIELIJSTEN

BELANG

Fleurs toepassing betreft samenvattingen en actielijsten. Zij laat een ander soort bedrijfswerk zien dan het voorbereiden van offertes.

VASTGESTELD

Fleur voert geschreven overlegnotities met namen en projectdetails in haar persoonlijke AI-account in. Zij herstelt ontbrekende actiehouders en termijnen met haar eigen notities.

TE BESPREKEN

Spreek met Fleur af welke notities in de zakelijke omgeving mogen. Haar bestaande controle kan later het uitgangspunt worden voor een vaste werkwijze voor overlegverslagen.

06

Sander Miedema

ADVISEUR, VESTIGING ZWOLLE

BELANG

Sander stelt offertes op in Zwolle. Hij wil kunnen herkennen of AI de juiste voorbehouden gebruikt en weten waar hij terechtkan als het concept niet klopt.

VASTGESTELD

Na de training probeerde Sander een eigen aanvraag. AI gebruikte een onjuist voorbehoud; hij kon de instructie niet verbeteren en had niemand om hulp te vragen. Daarna stopte hij.

TE BESPREKEN

Laat Sander oefenen met een eigen aanvraag en een bewust verkeerd voorbehoud. Spreek een vast aanspreekpunt af en controleer of hij een volgende aanvraag zelfstandig kan afhandelen.

Pagina 8

Hoe we tot ons oordeel zijn gekomen

WAT WE HEBBEN ONDERZOCHT

Het gesprek is aangevuld met werkvoorbeelden en een terugblik van alle zestien trainingsdeelnemers.

• twee offertes in opbouw en offertemap
• terugblik van zestien trainingsdeelnemers
• Fleurs geschreven notities en bijbehorende AI-uitkomst
• een overdracht met aanvullende e-mails
• een wijzigingsronde en een periodieke projectupdate
• een opleverchecklist met bijbehorende mappen

WAT NOG MOET WORDEN UITGEZOCHT

• het werkelijke jaarvolume aan offertes en de huidige schrijf-, controle- en hersteltijd
• de volledige geschiedenis van eerdere invoer in persoonlijke AI-accounts
• de uitvoerbaarheid en opbrengst van de aanvullende toepassingen

Pagina 9

Laat de training aansluiten op het offertwerk

De training kreeg te weinig vervolg in het dagelijkse werk

VASTGESTELD

Van de zestien deelnemers gebruiken twee AI dagelijks en vier af en toe; tien zijn gestopt. Bij zes gestopte deelnemers was het ontbreken van eigen werkvoorbeelden de belangrijkste reden, bij drie ontbrak hulp na een mislukte poging en één twijfelde welke informatie mocht worden ingevoerd.

TOELICHTING

Ruben miste technische offertevoorbeelden. Sander probeerde een eigen aanvraag, maar liep vast op een onjuist voorbehoud en kreeg geen hulp. De deelnemers noemen vooral ontbrekende werkvoorbeelden, ondersteuning en duidelijke informatieafspraken. Daar moet de vervolgbegeleiding op aansluiten.

ONS ADVIES

Ons advies is begeleiding tijdens echt offertwerk, geen herhaling van de algemene training. Laat De AI Loods met Daan en Sander een eigen aanvraag uitwerken, fouten bespreken en de instructie verbeteren. Leg vast wie daarna vragen beantwoordt. Laat beiden vervolgens zelfstandig een andere aanvraag uitvoeren. Beoordeel juiste voorbehouden, herkende ontbrekende informatie en benodigde hulp. Zo toets je of de begeleiding werkelijk bruikbaar werk oplevert.

Pagina 10

Bedrijfswerk hoort in een beheerde AI-omgeving

Projectinformatie loopt via persoonlijke accounts

VASTGESTELD

Er is geen zakelijke AI-omgeving. Medewerkers die AI gebruiken, regelen hun account en betaling nu zelf.

TOELICHTING

Daan gebruikt delen uit projectdossiers. Fleur liet overlegnotities zien met namen en projectdetails die zij invoert. Deze voorbeelden maken het bedrijfsgebruik concreet; ze vormen geen volledige controle van eerdere invoer in hun accounts.

ONS ADVIES

Inventariseer eerdere invoer bij huidige en voormalige gebruikers en regel beheerde zakelijke accounts. Laat aanwijzingen voor ongeoorloofde verwerking beoordelen; persoonlijk gebruik bewijst op zichzelf geen datalek.

Pagina 11

Bevindingen over offertevarianten, zoekwerk en controle

Offertes beginnen nu vaak met zoeken en kopiëren

VASTGESTELD

Een adviseur zoekt een oude offerte, kopieert de inleiding en zoekt uren en staffels opnieuw op.

TOELICHTING

De gedeelde map telt 22 inleidingsvarianten; beide vestigingen hebben eigen mappen. Bij twee offertes werden bestaande teksten gekopieerd en uren opnieuw opgezocht. Dat laat de werkwijze zien, maar bewijst nog niet hoeveel tijd jaarlijks verloren gaat.

ONS ADVIES

Scheid noodzakelijke varianten per opdrachtsoort van toevallige tekstverschillen. Orden goedgekeurde inleidingen en voorbehouden per soort opdracht en wijs een actuele uren- en staffellijst aan voor beide vestigingen. Zo hoeft de adviseur niet bij elke offerte opnieuw te bepalen welk bestand bruikbaar is. Voor de omvang van de tijdwinst is nog een meting nodig.

Pagina 12

Waarom het offerteproces als eerste wordt aangepakt

Begin bij het voorbereiden van offertes.

Maak een offerte-instructie met goedgekeurde standaardteksten en gebruik die in een beheerde zakelijke AI-omgeving. Laat Daan en Sander tijdens hun offertwerk leren hoe zij ermee werken en hoe zij fouten herkennen.

AFBAKENING

Begeleiding vindt plaats bij lopende offerteaanvragen. Daardoor kun je direct beoordelen welke hulp een adviseur nodig heeft en of de adviseur daarna zelfstandiger en correcter werkt.

We starten nog geen bedrijfsbrede training of systeemkoppelingen en laten AI geen technische ontwerpen bepalen.

Bij de aanvullende toepassingen is het probleem herkenbaar, maar zijn kwaliteit, toegang en netto tijdwinst nog niet getest. Voer die proeven afzonderlijk uit nadat de eerste offertewerkwijze betrouwbaar werkt.

WAAROM DEZE KEUZE

Deze toepassing sluit direct aan op Eriks vraag naar capaciteit. De geobserveerde handelingen zijn concreet genoeg om een afgebakende verandering te testen.

Standaardiseren kan op zichzelf al helpen. Vergelijk bij soortgelijke aanvragen het beheerde template zonder AI met hetzelfde template met de werkhulp. Tel voorbereiding, controle en herstel mee.

Neem ook een afwijkende aanvraag mee. Een werkhulp die alleen bij eenvoudige offertes goed werkt, is nog geen bruikbare werkwijze voor het hele team.

Pagina 13

Een passende omgeving voor de offerteproef

Ons advies: ChatGPT Business voor de eerste offerteproef.

Maak één gedeelde offertehulp met vaste instructies en goedgekeurde voorbeeldteksten. Begin zonder systeemkoppelingen; de adviseur controleert ieder concept.

WAAROM DIT PAST

Daan gebruikt al dagelijks AI voor offerteteksten. Bewaar instructies en voorbeelden ook buiten de offertehulp: OpenAI gaat gedeelde GPT’s uitfaseren. Ingrid controleert voor inrichting welke gedeelde hulp beschikbaar blijft. Vergelijk Copilot apart als werken in Word, Outlook en Teams vooropstaat.

OMGAAN MET INFORMATIE

Business gebruikt bedrijfsgegevens standaard niet voor modeltraining. Dat vervangt geen informatieafspraken: controleer vóór invoer de klantvoorwaarden, toegang, bewaartermijnen en verwijdermogelijkheden.

WANNEER ENTERPRISE PAS NODIG WORDT

Kies pas een zwaarder abonnement als een concrete beheer- of contracteis niet in Business past. Vertrouwelijke informatie alleen is geen reden om Enterprise te kiezen.

WAT DEZE PROEF DAN KAN

• Individuele zakelijke accounts.
• Een gedeelde offertehulp.
• Centraal beheer van gebruikers.

BESLUIT VAN ERIK

Erik beslist over de aanschaf. Ingrid toetst vooraf of de inrichting en voorwaarden passen.

Pagina 14

Eerst meten en de controle verdelen

Ons voorstel: eerst meten wat het werk nu kost

Laat Daan en Sander eerst bij lopende offertes bijhouden hoeveel tijd zij besteden aan zoeken, opstellen en herstellen. Ruben noteert zijn controletijd. Leg offertesoort en complexiteit vast, zodat eenvoudige en ingewikkelde aanvragen niet op een hoop belanden.

Hoeveel tijd wordt er werkelijk besteed aan voorbereiding en controle? Vergelijk offertes van dezelfde soort en complexiteit. Herinneringen aan de oude werkwijze zijn onvoldoende om tijdwinst vast te stellen.

Spreek voor de test af welke offertesoorten en complexiteit je vergelijkt en hoeveel voorbeelden daarvoor nodig zijn. Baseer dat op het werkelijke aanbod; neem afwijkende en mislukte aanvragen mee. Gebruik voor en na hetzelfde meetblad. Tel zoeken, opstellen, controle, herstel en onderhoud mee. Bij onvoldoende vergelijkbare aanvragen wordt de meting verlengd.

Ons voorstel: een tweede controleur naast Ruben

Erik wijst op Rubens advies een ervaren adviseur of projectleider aan als tweede controleur en reserveert daar tijd voor. Die collega beoordeelt de eerste conceptoffertes samen met Ruben.

Wie controleert als Ruben afwezig is? Vrijwel iedere offerte gaat nu langs hem. Ons advies beperkt die afhankelijkheid; extra snelheid is niet bewezen. Meet welke controles overdraagbaar zijn en hoeveel tijd het inwerken en afstemmen kost.

Oefen met goedgekeurde offertes en voorbeelden waarin bewust een verkeerd of ontbrekend voorbehoud staat. Bespreek waarom dat fout is. Ruben laat daarna alleen de controles overnemen die de collega aantoonbaar beheerst. Technische uitzonderingen blijven bij Ruben.

Pagina 15

Welke informatie wel en niet in AI mag

Begin zonder koppelingen, met individuele zakelijke accounts onder centraal beheer. Vereis afspraken over opslag, verwijderen en AI-verwerking. Ingrid toetst de voorgestelde zakelijke omgeving en de klantvoorwaarden, zo nodig met een deskundige. Erik beslist. Voer alleen noodzakelijke, toegestane informatie in.

WEL IN DE ZAKELIJKE OMGEVING

• Benodigde projectstukken, binnen toegangsrechten en afgesproken AI-verwerking.
• Goedgekeurde voorbeelden, alleen gedeeld met collega's die de inhoud mogen zien.
• Een volledig dossier, alleen als de taak dit vereist en klant- en leveranciersafspraken dit toelaten.

NIET IN DE ZAKELIJKE OMGEVING

• Wachtwoorden, toegangssleutels en andere inloggeheimen.
• Gegevens buiten de toegangsrechten of zonder werkdoel.
• Onbeoordeelde medische of personeelsgegevens; informatie waarvoor een AI-verbod geldt.

HOE JULLIE DIT REGELEN

Controleer de afspraken met de klant en de AI-leverancier voordat projectinformatie wordt ingevoerd. Een projectnummer of een heel dossier is niet op zichzelf verboden. Een zakelijk abonnement is evenmin een vrijbrief. Ingrid legt toepassingen, toegang en instellingen aan Erik voor en inventariseert eerder gebruik bij alle huidige en voormalige AI-gebruikers. Bij aanwijzingen voor ongeoorloofde verwerking laat zij een privacy-, contract- of beveiligingsdeskundige de gevolgen en herstelacties beoordelen. Dat is niet automatisch een datalek.

Pagina 16

Ons voorstel voor de taakverdeling

Voorgestelde taakverdeling

DAAN

Daan beheert het template, de voorbeelden en de gebruiksinstructie.

INGRID

Ingrid beheert accounts, informatieafspraken en de actuele uren- en staffellijst.

RUBEN

Ruben keurt vakinhoudelijke standaardteksten, voorbehouden en afwijkingen goed.

ERIK

Erik neemt beslissingen over budget en bedrijfsbeleid.

WAAROM DIT NODIG IS

Erik bevestigt bij de start deze voorgestelde taakverdeling en reserveert tijd. Spreek per onderdeel af wie wijzigingen mag doorvoeren en wie bij afwezigheid overneemt. Zo blijft een gewijzigd voorbehoud of een nieuwe urenlijst niet alleen in iemands eigen map staan.

HOE WIJZIGINGEN WORDEN BESLOTEN

Bewaar de actuele standaard in SharePoint. Ruben keurt teksten en voorbehouden goed; Ingrid bevestigt de urenlijst. Daan gebruikt die versies in de Offertevoorbereider: de AI-werkhulp voor een eerste offerteopzet. Hij noteert de versiedatum en test elke wijziging. Deel geen projectdossiers als algemene voorbeelden.

Pagina 17

Waar we met dit proces naartoe willen

De proef slaagt als adviseurs een juiste offerte zelfstandiger kunnen voorbereiden en er netto tijd overblijft. Een concept binnen een werkdag is een mogelijkheid om te toetsen; Erik stelt het doel per offertesoort na de nulmeting vast.

WAAROM DIT EEN TESTDOEL IS

Er is nog geen betrouwbare uitgangsmeting. Spreek vooraf af welke fouten onaanvaardbaar zijn en hoe je offertes van vergelijkbare complexiteit beoordeelt. Een sneller concept telt pas als verbetering wanneer ook de controle en het herstel zijn meegerekend.

WAT DE PROEF MOET AANTONEN

• Geen verzonnen gegevens; ontbrekende informatie blijft herkenbaar.
• Een bruikbaar template voor beide vestigingen, ook zonder begeleiding.
• Standaardcontroles worden aantoonbaar goed overgenomen.
• Netto tijdwinst; een half uur per offerte is de voorgestelde ambitie.

EERLIJK VERGELIJKEN

Vergelijk drie werkwijzen: het huidige werk, het beheerde template zonder AI en hetzelfde template met AI. Gebruik vergelijkbare aanvragen en neem mislukte pogingen mee.

BESLISSEN OP BASIS VAN RESULTATEN

Erik beoordeelt de resultaten samen met de betrokken medewerkers. Is de kwaliteit onvoldoende, herstel dan eerst. Zijn er te weinig vergelijkbare aanvragen, verleng de meting.

Pagina 18

De eerste werkende versie in zes stappen

Zo gebruikt een adviseur de Offertevoorbereider bij een aanvraag voor installatieadvies.

WAT AI MAG VOORBEREIDEN

De Offertevoorbereider maakt de structuur, zet goedgekeurde standaardtekst klaar en benoemt welke informatie nog ontbreekt. De werkhulp bepaalt geen techniek, uren, staffels, prijs of voorbehouden.

WAAR MENSEN BESLISSEN

Voorstel: de adviseur bepaalt techniek, uren, staffels en prijs. De tweede controleur keurt standaardoffertes goed, Ruben de technische uitzonderingen en afwijkende voorbehouden. Na akkoord verstuurt de adviseur de offerte.

DE ZES STAPPEN

1. De adviseur voegt de aanvraag en benodigde projectinformatie toe in de zakelijke omgeving, binnen de afgesproken toegang en informatieafspraken.
2. De werkhulp gebruikt het offertetemplate en de goedgekeurde voorbeeldteksten die bij de opdrachtsoort passen.
3. AI maakt een eerste opzet en zet ontbrekende informatie apart als vragen. Het vult onbekende gegevens niet zelf in.
4. De adviseur beantwoordt de vragen en bepaalt de technische aanpak, uren en prijs op basis van de actuele bedrijfsinformatie.
5. De tweede controleur beoordeelt het concept. Ruben behandelt technische uitzonderingen en afwijkende voorbehouden.
6. De adviseur verstuurt na vrijgave door de tweede controleur, of door Ruben bij een uitzondering. Adviseur en controleur noteren tijd en herstelwerk.

Pagina 19

Voorgestelde aanpak in tien weken

WEEK 1

De gezamenlijke standaard en AI-omgeving bepalen

Betrokken: Erik, Ingrid, Daan en Ruben

Bespreek de voorgestelde verantwoordelijkheden en de benodigde werktijd. Verzamel voorbeelden uit beide vestigingen en leg vast welke teksten en urenlijst worden gebruikt. Maak de zakelijke werkruimte gereed voordat daarin projectinformatie wordt verwerkt.

Resultaat: Een beheerde werkplek, toegewezen verantwoordelijkheden en een eerste offertestandaard.

WEEK 1 EN 2

Huidig werk meten en de eerste werkhulp maken

Betrokken: Daan, Sander, Ruben en de tweede controleur

Registreer het huidige werk terwijl de eerste werkhulp wordt gebouwd. Erik legt vast wie intern de Offertevoorbereider bouwt, of geeft De AI Loods daarvoor opdracht. Test de werkhulp met representatieve voorbeelden voordat medewerkers ermee aan lopende offertes werken.

Resultaat: Een eerste werkhulp en een vergelijkbare meting van de oude werkwijze.

Pagina 20

Voorgestelde aanpak in tien weken

WEEK 3-8

Tijdens echte aanvragen leren en verbeteren

Betrokken: Daan en Sander, met Ruben en de tweede controleur

Bespreek bij lopende aanvragen waar de opzet niet klopt, tekst ontbreekt of controle veel tijd kost. Werk de instructie bij en test gewijzigde onderdelen opnieuw. Neem ook aanvragen mee waarbij de hulp niet bruikbaar bleek.

Resultaat: Een verbeterde werkwijze en zicht op voorbereidingstijd, controle, fouten en gebruik.

WEEK 9 EN 10

Beslissen wat blijft en wie kan aansluiten

Betrokken: Erik, Ingrid, Daan, Sander en Ruben

Leg de meetresultaten naast de vooraf gekozen testcriteria. Bespreek wat zelfstandig lukt en welke ondersteuning nog nodig is. Erik besluit welke werkwijze blijft. Tien weken is een planning; bij te weinig vergelijkbare aanvragen loopt de meting langer door.

Resultaat: Duidelijkheid over de waarde, het beheer en de eerstvolgende uitbreiding.

Pagina 21

Ons advies voor de eerste werkweek

1. Plan het startgesprek met Erik en de voorgestelde uitvoerders. Laat iedereen aangeven welke taken haalbaar zijn en wie bij afwezigheid kan overnemen.
2. Leg de informatieafspraken, werkruimte en goedgekeurde voorbeelden klaar. Inventariseer ook eerder AI-gebruik, zodat bestaande invoer niet buiten beeld blijft.
3. Kies de eerste lopende aanvragen en open voor elke aanvraag hetzelfde meetblad. Leg vast wie de werkhulp bouwt en wie de eerste test controleert.

Stopregel

Gebruik geen klant- of projectinformatie meer in persoonlijke AI-accounts. Stap pas over als Ingrid de zakelijke omgeving en informatieafspraken heeft ingericht en Erik die heeft goedgekeurd. Blijkt een verwerking niet toegestaan, stop die handeling. Ingrid organiseert herstel; Erik beslist over hervatten. Niet geraakte werkzaamheden kunnen doorgaan.

Pagina 22

Wat minder zoek- en overtypwerk kan opleveren

Dit is een rekenvoorbeeld, geen beloofde opbrengst. Het laat zien wat minder zoeken en overtypen financieel kan vertegenwoordigen. De proef moet uitwijzen hoeveel tijd netto vrijkomt.

REKENVOORBEELD

Aannames: 100 offertes × 1 tot 1,5 uur × € 95 = € 9.500 tot € 14.250.

AANNAMES EN MEETDOEL

Aanname: 1 tot 1,5 vermijdbaar uur per offerte voor zoeken en overnemen. Technische uitwerking blijft nodig.

Een half uur netto tijdwinst is de ambitie. Erik stelt na de nulmeting het doel vast. Meet ook controle, herstel, beheer, kwaliteit en gebruik.

WAAR DE WINST VANDAAN KAN KOMEN

• Goedgekeurde voorbeelden staan bij elkaar
• Standaardtekst hoeft niet opnieuw te worden gezocht
• Beide vestigingen gebruiken hetzelfde template
• Vrijgekomen tijd krijgt pas na de meting een bestemming

BRUTO MEEGETELD

In het bruto rekenvoorbeeld tellen uitsluitend het zoeken naar een vergelijkbaar voorbeeld en het overnemen van inleiding en voorbehouden mee.

BRUTO NOG NIET AFGETROKKEN

Extra controle, herstel, beheer, abonnementen en inzet van De AI Loods zijn nog niet afgetrokken. Vergelijk de totale werktijd vóór en na de verandering; werk dat gelijk blijft, levert geen besparing op. Trek bijkomende kosten af om het financiële voordeel te bepalen.

Pagina 23

Wanneer verbreden en koppelen verantwoord wordt

Een geslaagde proef met Daan en Sander bewijst nog niet dat de werkwijze voor iedere adviseur en opdrachtsoort geschikt is. Breid gericht uit en beoordeel systeemkoppelingen afzonderlijk.

Voor meer gebruikers | Bepaal voor wie de uitkomst geldt

Welke opdrachtsoorten en uitzonderingen zijn nog niet getest? Vergelijk het werk van nieuwe gebruikers met de onderzochte aanvragen. Test een eigen voorbeeld voordat iemand zelfstandig begint.

Voor uitbreiding | Controleer of beheer en begeleiding meekunnen

Meer gebruikers leveren ook meer vragen en controles op. Wie begeleidt nieuwe collega's en wie neemt bij afwezigheid over? Spreek af bij welke extra belasting uitbreiding wordt uitgesteld.

Na de eerste uitbreiding | Blijf resultaten vergelijken

Blijven tijdwinst en kwaliteit bij nieuwe gebruikers overeind? Houd verschillen tussen opdrachtsoorten zichtbaar: een goed gemiddelde mag terugkerende fouten bij één soort offerte niet verbergen.

Alleen na een apart besluit | Onderzoek een gerichte systeemkoppeling

Welk overneemwerk blijft nog over? Een SharePoint-leesverbinding is iets anders dan terugschrijven in Simplicate. Bepaal per koppeling de toegang, controle op verouderde informatie en herstel bij fouten.

Kan de gebruiker bij fouten de oorspronkelijke gegevens controleren en handmatig doorwerken? Leg vast wie fouten opvangt en beslist over stoppen en hervatten. Een koppeling moet een vastgesteld probleem oplossen; weeg de verwachte winst af tegen bouw en beheer.

Pagina 24

Voorstel voor de vervolgfase

Ons advies is om bouwen en praktijkbegeleiding samen te organiseren. Een werkhulp opleveren zonder medewerkers ermee te leren werken lost Rubens bezwaar tegen de eerdere training niet op. De AI Loods kan de onderdelen hieronder uitvoeren; Erik kiest wat intern haalbaar is en waarvoor hij begeleiding wil.

Begeleiding op de onderdelen die jullie kiezen · Aansluitend op de beschreven tienweekse aanpak.

NA EEN STARTBESLUIT: DE AI LOODS

Bij de inrichting: samen bepalen welke toegang en informatieafspraken nodig zijn en die vertalen naar een werkbare zakelijke omgeving. Bij het bouwen: de offerte-instructie en werkhulp maken en met jullie vakinhoudelijke controleur testen. Bij het leren: een praktijksessie met een eigen offerteaanvraag voorbereiden en begeleiden. Daarna volgt een zelfstandige aanvraag en een terugkommoment; we leveren een aangepaste werkhulp en gerichte feedback per deelnemer. Bij de beoordeling: metingen vergelijkbaar maken en adviseren welke werkwijze kan blijven of worden uitgebreid.

VOORAF AFSPREKEN

Voor de gekozen ondersteuning maken we vooraf een voorstel met werkzaamheden, planning, licenties en investering. Er is nog geen opdracht voor begeleiding afgesproken.

BESPREEK DE UITVOERBAARHEID

Wie kan oefentijd vrijmaken en deelnemers helpen wanneer zij tijdens hun werk vastlopen? Welke deskundigheid ontbreekt om de werkhulp te bouwen en betrouwbaar te testen? Wie kan de resultaten beoordelen zonder alleen op een sneller eerste concept af te gaan?

EERSTVOLGENDE BESLISSING

Erik beslist wat intern wordt uitgevoerd en waarvoor hij De AI Loods inschakelt. De inhoudelijke offertecontrole blijft binnen Veldhorst.

Pagina 25

Risico's, maatregelen en stopmomenten

Spreek vooraf af welke signalen tot herstel, uitstel of stoppen leiden. Een probleem met één verwerking hoeft niet al het werk stil te leggen; bepaal welke handeling wordt geraakt en wanneer die weer verantwoord kan doorgaan.

De controle blijft bij Ruben vastlopen

Ruben keurt de standaard goed, werkt de tweede controleur in en beoordeelt afwijkingen. Zonder gereserveerde tijd blijven offertes alsnog op zijn controle wachten.

Erik reserveert controletijd. Ruben werkt een ervaren collega in en beoordeelt eerst samen. Laat alleen aantoonbaar beheerste controles overnemen; bij technische onzekerheid wordt de offerte niet verstuurd voordat Ruben heeft beoordeeld.

Niet-toegestane informatie wordt toch gebruikt

Dan gebruikt een medewerker klant- of projectinformatie op een manier die Veldhorst niet heeft toegestaan en kan het bedrijf niet volledig reconstrueren wat is verwerkt.

Stop de betreffende verwerking. Ons voorstel: Ingrid laat bij aanwijzingen voor ongeoorloofd gebruik een passende privacy-, contract- of beveiligingsdeskundige de gevolgen en herstelacties beoordelen. Erik beslist over hervatten na herstel.

De netto tijdwinst is te klein

Extra controle, herstel en onderhoud kunnen de gewonnen voorbereidingstijd grotendeels opeten.

Vergelijk dezelfde werkzaamheden en neem controle, herstel en beheer mee. Een half uur netto tijdwinst is de voorgestelde streefwaarde. Wordt die niet gehaald, beoordeel dan oorzaak en kwaliteitswinst. Breid niet uit op basis van alleen een sneller eerste concept.

Pagina 26

De kansen binnen de offerteaanpak

De eerste vier verbeteringen horen bij de gekozen aanpak. Daarna volgen zes aanvullende toepassingen uit de werkvoorbeelden. Iedere toepassing vraagt een eigen afweging; dezelfde urenbesparing mag niet bij meerdere kansen meetellen.

01

GEKOZEN EERSTE AANPAK

Offertes sneller voorbereiden vanuit een gezamenlijke standaard

De 22 inleidingsvarianten en aparte offertemappen maken een gezamenlijke offerteopzet kansrijk. Bundel standaardteksten en de actuele uren- en staffellijst; gebruik AI alleen waar het boven op die standaard iets toevoegt. Vergelijk voorbereiding, controle en herstel per offertesoort. Het bestaande rekenvoorbeeld van € 9.500 tot € 14.250 bij 100 offertes hoort uitsluitend bij deze voorbereiding en is geen gemeten opbrengst.

02

ONDERDEEL VAN DE OFFERTEAANPAK

Offertes minder laten wachten op de controle van Ruben

Vrijwel iedere offerte gaat langs Ruben. Maak daarom onderscheid tussen terugkerende controles die een ingewerkte collega kan overnemen en technisch oordeel dat bij Ruben blijft. Meet wachttijd, Rubens nakijktijd en correcties na overdracht. Dit kan de doorlooptijd verkorten, ook als AI geen extra tijd bespaart. Tel dezelfde vrijgekomen controle-uren niet nogmaals op bij de opbrengst van offertevoorbereiding.

Pagina 27

De begeleiding en het beheer die nodig zijn

03

GERICHTE BEGELEIDING, GEEN ALGEMENE HERHALINGSTRAINING

Medewerkers leren AI toe te passen op hun eigen werk

De terugblik op de training laat drie tekorten zien: eigen werkvoorbeelden, hulp na fouten en duidelijke informatieafspraken. Pas oefeningen en begeleiding daarop aan. Begin bij offertes en beoordeel of een volgende aanvraag zelfstandig lukt. Gebruik voor andere functies hun eigen werkstukken. Trainingsdeelname of vaker inloggen is nog geen aantoonbare verbetering van het werk.

04

VOORWAARDE VOOR BEDRIJFSGEBRUIK

AI-gebruik voor het bedrijf beheersbaar maken

Medewerkers regelen accounts zelf en Ingrid heeft geen volledig zicht op de ingevoerde informatie. Breng bedrijfsgebruik onder beheerde accounts met werkbare informatieafspraken en een aanspreekpunt. Controleer of gebruikers weten wat zij mogen invoeren en wie toegang verleent of intrekt. De waarde is beheersbaar gebruik; dit is geen extra urenbesparing en geen bewijs dat eerder een datalek is ontstaan.

Pagina 28

Andere kansrijke toepassingen

05

AANVULLENDE TOEPASSING OM GERICHT TE TESTEN

Overleg uitwerken tot bruikbare notulen en actielijsten

Fleur gebruikt AI al voor samenvattingen en actielijsten. Maak van een toegestaan overlegverslag een gecontroleerde lijst met besluiten, actiehouders en termijnen. Laat de voorzitter fouten en ontbrekende afspraken aanwijzen voordat het verslag wordt gedeeld. Vergelijk uitwerktijd inclusief correcties en het aantal gemiste afspraken met de huidige werkwijze. Begin met geschreven notities; opnemen of automatisch taken versturen hoort niet bij deze proef.

06

NA ORDENING VAN DE OFFERTESTANDAARD

Eerdere offertes vinden die inhoudelijk bij een aanvraag passen

Adviseurs zoeken nu in eigen mappen naar vergelijkbare projecten. Test na de standaardisering een afgeschermde zoekhulp voor goedgekeurde eerdere offertes uit beide vestigingen. Laat elk resultaat naar het oorspronkelijke document verwijzen. Vergelijk zoektijd en bruikbaarheid met handmatig zoeken. Onderzoek alleen het zoekwerk dat na invoering van de standaard overblijft; de al berekende besparing telt niet opnieuw mee.

Pagina 29

Kansen bij overdracht en wijzigingen

07

NA DE EERSTE OFFERTEPROEF

Projectoverdracht volledig en controleerbaar voorbereiden

Bij een geaccepteerde offerte staan aanvullende afspraken nog in losse mails. Laat een werkhulp de scope, uitsluitingen, mijlpalen en open vragen bundelen, met verwijzingen naar de offerte en bevestigde afspraken. De projectleider keurt de overdracht goed. Test eerst op afgeronde dossiers hoeveel correcties en uitzoekwerk nodig zijn; een onbevestigde klantwens mag geen opdracht worden.

08

EERST TESTEN OP AFGERONDE WIJZIGINGSRONDES

Gewijzigde klanteisen naast eerdere afspraken leggen

Nieuwe eisen staan verspreid over mails en PDF-versies. Laat AI de verschillen verzamelen en bij ieder verschil het oorspronkelijke document noemen. De adviseur bepaalt vervolgens de technische gevolgen en eventueel meerwerk. Test met bekende wijzigingen hoeveel verschillen correct worden gevonden en welke worden gemist. Een vergelijking van tekst vervangt geen controle van tekeningen of berekeningen.

Pagina 30

Kansen bij rapportage en oplevering

09

NA AFSPRAKEN OVER ACTUELE PROJECTGEGEVENS

Periodieke projectupdates sneller samenstellen

De projectupdate vraagt nu handmatig verzamelen van uren, planning en notities. Ingrid en een projectleider bepalen eerst de peildatum en de te gebruiken gegevens. Laat vaste berekeningen de cijfers leveren en AI alleen de toelichting voorbereiden. De projectleider controleert cijfers, oorzaken en vervolgacties. Vergelijk de totale uitwerktijd en correcties; zonder actuele gegevens wordt geen update gedeeld.

10

BEGIN MET ÉÉN HERKENBAAR TYPE OPLEVERING

Ontbrekende stukken eerder vinden in opleverdossiers

Het team controleert pas bij oplevering of alle tekeningen, revisies en acceptaties aanwezig zijn. Maak met de projectleider een vaste klantgerichte checklist en controleer eerder op ontbrekende documenten en versies. Gebruik vaste controles voor aanwezigheid; AI kan onduidelijke omschrijvingen helpen vergelijken. Test op een afgerond dossier met bekende ontbrekende stukken. De vakinhoudelijke goedkeuring blijft bij de verantwoordelijke medewerker.

Tim Visser · De AI Loods